Rechnungspflichtangaben: Was auf deine Rechnung gehört

Die Grundstruktur einer professionellen Rechnung

dein vollständiger Name und deine Anschrift
Name und Anschrift des Kunden
Rechnungsdatum
fortlaufende Rechnungsnummer
Steuernummer oder UID/USt-IdNr., wenn erforderlich
Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
konkrete Leistungsbeschreibung
Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag, sofern Umsatzsteuer ausgewiesen wird
Zahlungsziel und Bankverbindung
Sonderhinweise bei Kleinunternehmerregelung, Reverse Charge oder Steuerbefreiung

Deutschland und Österreich: nicht blind kopieren

Viele Rechnungsfehler entstehen, weil Vorlagen aus dem Internet übernommen werden. Eine deutsche Vorlage passt nicht automatisch für Österreich und umgekehrt. Auch dein Steuerstatus verändert die Angaben.

Wenn du Umsatzsteuer ausweist, muss sie korrekt ausgewiesen werden. Wenn du keine Umsatzsteuer ausweist, brauchst du den passenden Hinweis. Wenn du an Unternehmen im EU-Ausland abrechnest, kommen UID und Reverse-Charge-Prüfung dazu.

Prüfliste vor dem Versand

Ist der Kunde mit vollständiger Firmenbezeichnung eingetragen?
Ist die Rechnungsnummer eindeutig und passt zur Nummernlogik?
Ist die Leistung so beschrieben, dass sie später nachvollziehbar ist?
Stimmen Leistungsdatum und Rechnungsdatum?
Passt der Umsatzsteuerhinweis zu deinem Status?
Ist das Zahlungsziel klar?
Ist die Rechnung als PDF gespeichert und in der Projektakte abgelegt?

Typische Fehler

Rechnungsnummern springen ohne nachvollziehbares System.
Leistungsbeschreibung lautet nur „Dienstleistung“.
Kleinunternehmerhinweis fehlt.
Umsatzsteuer wird ausgewiesen, obwohl sie nicht ausgewiesen werden darf.
EU-Kunden werden ohne UID-Prüfung abgerechnet.
Rechnung wird nach Versand überschrieben statt mit Korrektur oder Storno sauber behandelt.